Ide
Implementasi ERP di
Perkebunan Kelapa
Sawit Jembrana
Oleh :
Nama :
A. A. Risky Pramenda Dwijantara
NIM :
1304505111
Mata Kuliah :
Enterprise Resource Planning
Dosen :
I Putu Agus Eka Pratama, ST MT
Jurusan
Teknologi Informasi
Fakultas
Teknik
Universitas
Udayana
2015
Abstrak
Sebuah perusahaan besar
pasti memiliki beberapa bagian, misalnya pembelian, penjualan, produksi,
keuangan, dan lain sebagainya. Setiap bagian dalam perusahaan tersebut juga
dapat dipastikan memiliki sejumlah kegiatan sehari-hari sehingga menghasilkan
data dan informasi dalam jumlah yang besar Untuk mencapai tujuan perusahaan,
setiap bagian tersebut harus saling bekerjasama, saling menyebarkan dan
menerima informasi. Salah satu kunci keberhasilan kerjasama tersebut adalah harus adanya aliran data yang lancar, akurat dan up to date
antar bagian. Untuk itu dibutuhkan implementasi ERP yang tepat untuk
mengintegrasikan semua bagian tersebut. Dalam Perkebunan
kelapa sawit ini selalu mengalami berbagai masalah, terutama dalam hal aliran
data dan informasi antar bagian, di mana data dan informasi masih diberikan
dalam bentuk print out. Akibatnya bisa ditebak, mulai dari lamanya penerimaan
data dan informasi, kurang jelasnya data dan informasi yang diterima, data yang
harus diinput ulang kembali sehingga mengurangi penghasilan perusahaan dan
waktu yang dibutuhkan lebih lama. Hal ini disebabkan belum adanya integrasi
yang baik antara sistem informasi antar bagian di perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi
ERP diharapkan aliran data dan informasi dapat disebarkan dari satu bagian ke
bagian lainnya dengan lancar sehingga mampu meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja.
Kata
kunci: Enterprise Resource Planning (ERP), Implementasi, Perkebunan Kelapa
Sawit Jembrana
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Dalam era sistem informasi masa kini, perusahaan
perkebunan banyak menggunakan teknologi informasi dalam memperlancar usaha
serta meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis. Salah satu teknologi yang banyak
dimanfaatkan adalah ERP (Enterprise
Resource Planning). ERP sangat berguna untuk mengintegrasikan proses
produksi dan distribusi sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi konsumen. Penggunaan ERP dalam perkebunan kelapa sawit disini
misalnya dengan memantau setiap proses
bisnis yang berlangsung di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir, Dengan diterapkannya
teknologi ERP ini, perusahaan akan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses
bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor
cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas
yang dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah
aktivitas dilaksanakan.
Salah
satu solusi dari permasalah yang ada
di dalam perkebunan kelapa sawit adalah dengan menerapkan ERP yang memantau setiap proses bisnis yang
berlangsung di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir, Dengan aplikasi ini,
perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses bisnis yang
berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor cabang, dan
kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas yang dilakukan,
membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah aktivitas
dilaksanakan. (Simanjuntak, 2007).
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan
masalah yang didapatkan dari implementasi ERP dalam perkebunan kelapa sawit ini
adalah:
1.
Bagaimana implementasi
ERP dalam perkebunan kelapa sawit?
2.
Pengaruh implementasi
ERP dalam perkebunan kelapa sawit?
3.
Apa keuntungan
implementasi ERP dalam perkebunan kelapa sawit?
1.3 Tujuan
dan Manfaat Penelitian
Secara
umum tujuan sistem ERP adalah untuk
mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. Tujuan
dan Manfaat penggunaan ERP di dalam organisasi/perusahaan kelapa
sawit adalah untuk:
1.
Menambah wawasan
mengenai penggunaan teknologi informasi, khususnya ERP, dalam mengembangkan
usaha perkebunan kelapa sawit.
2.
Memperoleh informasi
mengenai implementasi ERP yang dapat membantu
mengembangkan bisnis perkebunan kelapa sawit.
3.
Membantu mengembangkan
usaha perkebunan kelapa sawit sehingga dapat meningkatkan ekspor kelapa sawit
ke luar negeri.
1.4 Desain Solusi
Berikut
ini adalah desain solusi yang didapatkan dari implementasi ERP dalam Perkebunan
Kelapa Sawit Jembrana ini:
Gambar
1.1 Desain
Solusi
Arsitektur ini menggunakan salah satu dari
tiga model pengembangan Data Warehouse dan Data Mart yaitu model bottom up,
dalam model ini data dari sumber data baik berupa dokumen, flat file, dan
database akan dimasukkan ke dalam Data Mart-nya masing-masing sesuai keperluan
yang kemudian akan digabungkan menjadi Data Warehouse dengan melalui proses
ETL/ELT, yang dimana proses tersebut merupakan proses ekstraksi, transformasi
dan pengisian data ke dalam Data Warehouse. lalu data dalam Data Warehouse
tersebut akan dibuatkan metadatanya untuk mempermudah pemrosesan data pada saat
akan diambil atau digunakan. Selanjutnya data perkebunan yang sudah diolah tadi
kemudian akan diproses kembali menggunakan enam modul ERP untuk memutuskan data
tersebut digunakan untuk apa dan di bagian mana akan digunakan, modul ERP ini
terdiri dari modul pengantaran, penjualan, pengemasan, marketing, inventory,
dan SCM/CRM. Sebelum hasil pengolahan data tadi dikirim menjadi informasi, data
tersebut akan melewati bagian OLAP/OLTP, Data Mining, dana tau OTT terlebih
dahulu sehingga akan menghasilkan informasi yang dapat digunakan dengan baik
dan maksimal oleh pengguna, baik itu bagi perkebunan maupun petugas KUD. Selain
itu arsitektur ini juga menggunakan layanan IAAS dan PAAS pada Cloud Computing,
dimana IAAS digunakan untuk lebih mengoptimalkan penggunakan infrastruktur yang
ada sedangkan PAAS digunakan dalam berbegi informasi dalam Platform yang
berbeda, misalnya mobile. Serta arsitektur ini juga menggunakan salah satu dari
empat model deployment dari cloud yaitu Private Cloud, dimana Private Cloud ini
berfungsi di dalam penyebaran data atau informasi secara tertutup di dalam perkebunan
ini.
BAB II
Tinjauan Pustaka
2.1 ERP
Menurut O’ Brien (2011), ERP merupakan sistem lintas fungsional perusahaan
yang berguna untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis internal
perusahaan, yakni meliputi manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi,
keuangan, dan fungsi sumber daya manusia. Menurut Brady (2001), ERP adalah
sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti marketing,
produksi, pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa ERP merupakan
suatu sistem pendukung proses bisnis guna mengintegrasikan data yang ada. ERP berfungsi sebagai tulang punggung vital dalam sistem
informasi perusahaan. ERP membantu perusahaan mencapai efisiensi, kecepatan dan
response yang diperlukan untuk sukses dalam lingkungan bisnis yang dinamik. ERP
atau Enterprise Resource Planning atau perancanaan sumber daya perusahaan,
merupakan sebuah sistem informasi, perangkat lunak, sekaligus framework, yang
ditujukan untuk proses manajemen inventarisasi dan kontrol pada perusahaan,
perencanaan distribusi barang, proses produksi barang, keuangan, pemesanan
barang, dan sejumlah aktifitas lainnyaterkait dengan barang di dalam sebuah
industry/perusahaan, yang dilakukan secara digital. ERP mulai banyak diterapkan
di industry dengan memanfaatkan teknologi Cloud Computing (Cloud ERP) dan
sekaligus implementasi Smart City di dalamnya (di bidang industri). ERP
memiliki enam modul di dalamnya, modul ini terdiri dari modul pengantaran,
penjualan, pengemasan, marketing, inventory, dan SCM/CRM.
2.2 Data
Warehouse
Data Warehouse adalah
gabungan data dari berbagai sumber yang berbeda yang memiliki varisasi waktu ke
dalam penyimpanan tunggal berdasarkan subjek yang dipilih untuk memudahkan
pengaksesan serta membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Selain itu Data
Warehouse juga merupakan gabungan dari beberapa datamart yang levelnya berada
pada perusahaan atau organisasi. Hubungan
Data Mart dan Data Warehouse adalah Data Mart merupakan sub bagian dari Data
Warehouse sedangkan Data Warehouse merupakan keseluruhannya.
2.2.1 Data Mart
Data
Mart adalah suatu bagian pada data warehouse yang mendukung pembuatan laporan
dan analisa data pada suatu unit, bagian atau operasi pada suatu perusahaan.
Data mart menangani sebuah business proses, misalnya penjualan. Dalam beberapa
implementasi data warehouse, data mart adalah miniature data warehouse.
2.3 Cloud
Computing
Menurut NIST (National Institute of Standard and
Technology) merupakan sebuah model yang memungkinkan adanya penggunaan
sumber daya (resource) secara
bersama-sama dan mudah, menyediakan jaringan akses di mana-mana, dapat
dikonfigurasi, dan layanan yang digunakan sesuai keperluan (on demand). Hal ini berarti layanan
Cloud Computing dapat disediakan dengan cepat dan meminimalisir interaksi
dengan penyedia layanan (vendor/provider)
Cloud Computing. Cloud Computing memiliki tiga jenis layanan dan empat model
deployment yang digunakan untuk menunjang prosesnya.
2.3.1 Cloud IAAS
Cloud
computing menyediakan tiga layanan yang dapat digunakan oleh
perusahaan untuk mengoptimalisasi teknologi jaringan komputer mereka, salah
satunya yang digunakan disini adalah Infrastructure
as a Service (IaaS) yang
merupakan jenis layanan pada Cloud Computing yang menekankan kepada layanan
penyediaan jaringan komputer (computer network), perangkat keras jaringan,
komputer server, media penyimpanan (storage), processor, beserta dengan proses
virtualisasi, yang menunjang proses komputasi.
2.3.2 Cloud PAAS
Cloud
computing menyediakan tiga layanan yang dapat digunakan oleh
perusahaan untuk mengoptimalisasi teknologi jaringan komputer mereka, salah
satunya yang digunakan disini adalah Platform
as a Service (PaaS) yang
merupakan jenis layanan pada Cloud Computing yang menekankan kepada layanan
penyediaan platform, untuk membantu proses pengembangan perangkat lunak secara
cepat dan mudah.
2.3.3 Private
Cloud
Cloud computing
memiliki empat model deployment yang dapat digunakan untuk membantu
menyesuaikan lingkungan, kondisi, dan keperluan dari pengguna, sehingga
teknologi cloud dapat diterapkan dan dimanfaatkan dengan baik dan optimal,
salah satunya yang digunakan disini adalah Private Cloud, yang merupakan model deployment
Cloud Computing yang ditujukan untuk penggunaan yang terbatas pada kalangan
tertentu saja (private).
2.4 OLAP
dan OLTP
OLAP (Online Analytical
Processing) adalah teknologi yang digunakan untuk memproses data dalam struktur
multidimensi sehingga data dapat tersedia untuk memudahkan query dan analisis
yang kompleks. OLTP (Online
Transaction Processing Systems) adalah suatu sistem yang memproses suatu
transaksi secara langsung melalui komputer yang terhubung dalam jaringan. OLTP
berorientasi pada proses yang memproses suatu transaksi secara langsung melalui
komputer yang terhubung di dalam jaringan.
2.5 ETL
dan ELT
Proses ETL (Extraction, Transformation, Loading) merupakan proses pengekstrakan data dari
sumber data yang kemudian dimasukkan ke dalam data warehouse yang dilakukan
secara periodik untuk kebutuhan bisnis dengan analisa data yang akurat.
Sedangkan ELT (Extraction, Loading,
Transformation) memiliki fungsi yang sama dengan ETL, tapi menggunakan
urutan tahap yang berbeda dalam pembentukan Data Warehouse. Berikut adalah
penjelasan dari masing-masing proses:
1. Ekstraksi Data (Extraction), Ekstraksi data adalah proses dimana data diambil atau diekstrak dari berbagai sistem operasional, baik menggunakan query, atau aplikasi ETL.
2. Transformasi Data (Transformation), Transformasi adalah proses dimana data mentah (raw data) hasil ekstraksi disaring dan diubah sesuai dengan kaidah bisnis yang berlaku.
3. Pengisian Data (Loading), Pengisian data adalah proses terakhir yang perlu dilakukan adalah proses pemuatan data yang didapatkan dari hasil transformasi ke dalam data warehouse. Cara untuk memuat data adalah dengan menjalankan SQL script secara periodik.
2.6 Metadata
Menurut
ALA (American Library Association),
Metadata adalah data tersandi atau terkode, terstruktur yang menggambarkan
karakteristik informasi nama untuk membantu dalam identifikasi, penemuan,
penilaian dan pengelolaan dari entitas digambarkan. Metadata berfungsi sebagai perwakilan
atau reperesentasi dari sebuah dokumen atau sumber informasi, fasilitator agar
sumber informasi mudah ditemukan dengan menggunakan kriteria yang relevan, mengidentifikasi
sumber, mengelompokkan sumber yang memiliki kemiripan, membedakan sumber yang
tidak memiliki kemiripan, dan memberikan informasi tentang lokasi dari sumber
data. Metadata
dalam Data Warehouse digunakan untuk menyimpan catatan mengenai Data Warehouse
itu sendiri.
2.7 Data
Mining
Data
Mining adalah penambangan atau penemuan informasi baru dengan mencari pola atau
aturan tertentu dari sejumlah data yang sangat besar (Davies, 2004). Data
mining juga disebut sebagai serangkaian proses untuk menggali nilai tambah
berupa pengetahuan yang selama ini tidak diketahui secara manual dari suatu
kumpulan data (Pramudiono, 2007). Data mining, sering juga disebut sebagai
knowledge discovery in database (KDD). KDD adalah kegiatan yang meliputi
pengumpulan, pemakaian data, historis untuk menemukan keteraturan, pola atau
hubungan claim set data berukuran besar (Santoso, 2007).
2.8 OTT
Over The Top (OTT) adalah layanan
dengan konten berupa data, informasi atau multimedia yang berjalan melalui
jaringan internet. Bisa dikatakan juga layanan OTT adalah layanan yang
“menumpang” karena sifatnya yang beroperasi di atas jaringan internet milik
sebuah operator telekomunikasi. Beberapa contoh perusahaan yang beroperasi di
layanan OTT adalah Facebook,
Twitter,
Youtube,
Viber,
dan lain-lain. Perusahaan-perusahaan layanan OTT seperti Whatsapp
dan lainnya umumnya tidak memiliki bentuk kerjasama resmi dengan para penyelenggara telekomunikasi.
BAB III
ANALISA DAN PENUTUP
3.1 Analisa
Implementasi ERP akan sangat bergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan
peran serta pelanggan yang terdapat pada Perkebunan
Kelapa Sawit Jembrana itu sendiri. Dalam hal ini, Perkebunan akan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa
pendukung lainnya dalam menerapkannya.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan
dari implementasi ERP. Tercapainya harapan yang
tinggi berupa penghematan biaya dan peningkatan layanan, sangat bergantung pada
seberapa jauh kita memilih sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan
perkebunan dan seberapa optimal kita
melakukan modifikasi dan konfigurasi ulang atas proses-proses yang ada pada ERP agar sesuai dengan proses bisnis,
strategi, dan struktur dari Perkebunan Kelapa Sawit
Jembrana ini.
Dalam
mengoptimalkan kinerjanya, ERP dibantu oleh teknologi-teknologi yang mendukung
di dalamnya, seperti Data Mart yang digunakan untuk mengurangi banyaknya beban
data yang ditanggung Data Warehouse dari sumber data, ETL/ELT yang digunakan
dalam memproses data yang diberikan dari Data Mart sehingga lebih mudah
diorganisir oleh Data Warehouse, Metadata yang merupakan detail informasi data
yang digunakan untuk mempermudah proses identifikasi data saat ingin digunakan
dalam pemrosesan berikutnya, Data Warehouse yang digunakan dalam mengorganisir
data dan membantu dalam pengambilan keputusan, Modul ERP yang terdiri dari modul
pengantaran, penjualan, pengemasan, marketing, inventory, dan SCM/CRM, OLAP
yang digunakan dalam mempermudah pegawai dalam proses analisa data multidimensi
berjumlah banyak, OLTP yang menangani proses transaksi data antar pegawai, lalu
Data Mining yang digunakan untuk menggali atau mengambil data yang dibutuhkan
untuk dijadikan informasi, kemudian OTT yang digunakan untuk menyebarkan
informasi secara mobile dan Cloud Computing yang berguna di dalam penyebaran
data atau informasi (Private Cloud) dan dalam penggunaan sumber daya
infrastruktur secara bersama-sama dalam lingkungan perkebunan (IaaS) maupun
penggunaan platform secara bersama-sama (PaaS).
3.2 Kesimpulan
Berdasarkan
hasil analisa, dapat disimpulkan bahwa Ide Implementasi ERP dalam Perkebunan
Kelapa Sawit Jembrana ini merupakan teknologi yang sangat berperan penting dan
mampu dalam menyelesaikan berbagai permasalahan yang terdapat di dalam perkebunan
ini. Desain solusi yang ditawarkan dapat menyelesaikan beberapa permasalahan
yang ada misalnya seperti banyaknya jumlah data, kerapian data, lambatnya
analisa data, pengambilan keputusan, alur bisnis dan antarmuka pelanggan yang
salah atau kurang tepat. Namun desain solusi ini masih belum sempurna, karena
belum mampu menyelesaikan permasalahan lain yang ada di dalam Perkebunan Kelapa
Sawit Jembrana, seperti harus adanya
keterlibatan hampir semua pekerja
dalam perusahaan serta diperlukan strategi implementasi yang agresif dalam
penggunaan ERP. Diharapkan
kedepannya ide atau desain solusi yang ditawarkan dapat ditambahkan atau
diperlengkap sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang disampaikan
sebelumnya atau permasalahan yang akan datang kedepannya.
3.3 Saran
Saran
yang dapat saya berikan, berdasarkan hasil analisa dan kesimpulan yang
didapatkan adalah sebaiknya Ide Implementasi ERP beserta teknologi-teknologi
pendukungnya ini diterapkan untuk mengatasi berbagai permasalahan yang terdapat
di dalam Perkebunan Kelapa Sawit Jembrana ini. Dengan adanya implementasi ERP
ini, diharapkan akan lebih terbantu dengan adanya data yang teroganisir,
analisa data yang cepat, pengambilan keputusan yang tepat, antarmuka pelanggan
yang baik dan proses bisnis yang benar. Sehingga pegawai perkebunan akan merasa
lebih mudah, nyaman, mampu bekerja lebih efektif, dan tentunya dapat mengurangi
pengeluaran serta meningkatkan pendapatan yang dihasilkan oleh Perkebunan
Kelapa Sawit Jembrana ini.
Link PDF Makalah: https://drive.google.com/file/d/0B9xypHm63CM9TndRMnFYcGE1WXc/view?usp=sharing
DAFTAR PUSTAKA
[1] Agus Eka Pratama, S.T.,M.T, I
Putu.2014.”Smart City Beserta Cloud Computing dan Teknologi-Teknologi Pendukung
Lainnya.Bandung : Informatika
[2] Eka
Pratama, I Putu Agus. E-Commerce, E-Business dan Mobile Commerce. Informatika,
Bandung. 2015
